Las reuniones empresariales o familiares no son nada nuevo, pero sí lo son los medios a través de los cuales nos comunicamos. Si antes cualquier tipo de interacción era de forma presencial, ahora existen métodos de audio, vídeo, o servicios web. Ello implica mayor dinamismo; intercambio de información, pero multiplica los riesgos por la multitud de circunstancias posibles.
La dinámica empresarial estaba digitalizándose, aunque se reservaba para interacciones que tenían que producirse a una gran distancia. Ahora, tras las pandemia de la Covid-19, y todo lo que ha implicado el confinamiento domiciliario, el uso de plataformas de video se ha generalizado. Aunque, con este uso, también han surgido problemas, tanto para la privacidad como para la seguridad informática, de tal modo que la Agencia Española de Protección de Datos ha lanzado unas recomendaciones a adoptar en las reuniones virtuales que realicemos.
PREVIO A LA REUNIÓN
- Con carácter previo a la reunión, ha de definirse una plataforma segura a utilizar, sin que se instalen otras aplicaciones ajenas a las aprobadas por la organización.
- El equipo el que se desarrollen las videoconferencias ha de contar con las medidas de seguridad adecuadas (antivirus…).
- En cuanto a los participantes, debe existir una lista definida de la identidad de los usuarios que van a asistir a la reunión.
- En caso de que vaya a producirse algún tipo de grabaciones, habrá que tener en cuenta el consentimiento de los participantes.
- Ha de facilitarse a los asistentes URLs de un solo uso, y revisar el fondo/ primer plano del lugar de emisión, para que no quede ningún tipo de dato personal/ sensible visible.
- Se facilitará una sala de espera para los participantes y se configurará, según necesidad, las opciones de chat, micrófono, o compartir archivos.
DURANTE LA REUNIÓN
- Una vez se inicie la reunión e ingresen los participantes, hay que verificar la identidad de los mismos, así como que el panel de ajustes esté correctamente configurado, y que se retransmita adecuadamente.
- En su caso, se pueden nombrar moderadores de la reunión.
- En caso de que se realicen grabaciones, ha de indicarse el inicio y el final.
- Si se envían archivos sensibles, es importante que estos sean eliminados inmediatamente si se comparten por error, así como que cuenten con medidas de cifrado.
TRAS LA REUNIÓN
- Una vez concluya la reunión, los datos abordados en la reunión han de permanecer o volcarse a un dispositivo seguro.
- Debe comprobarse que el vídeo, el audio o la grabación estén deshabilitadas.
*******************************************
Si necesitas un asesoramiento profesional en este ámbito, puedes pedirnos una valoración sin compromiso para evaluar el estado de tu organización y las necesidades que esta tiene. Somos expertos en digitalización y cumplimiento normativo.
*******************************************
RECOMENDACIONES AGENCIA ESPAÑOLA PROTECCIÓN DE DATOS
ARTÍCULO: «PREVENTING EAVESDROPPING AND PROTECTING PRIVACY ON VIRTUAL MEETINGS»
Legislación vigente:
– RGPD [Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)].
– LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales).
