La empresa del futuro: destrucción documental certificada y digitalización

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La gestión empresarial se ha ido digitalizando, asumiendo diferentes protocolos de seguridad por los actuales riesgos informáticos. Además, la implantación de nuevas formas de trabajo ha dinamizado el entorno de las organizaciones, dando mayor protagonismo a las conductas diligentes en el uso de la información (al existir múltiples escenarios laborales).

Junto a los medios digitales y las medidas de protección contra accesos indebidos, existe otro pilar empresarial fundamental, tanto para garantizar una efectiva confidencialidad, como para proteger la reputación profesional: la eliminación correcta de la información; esto es, la destrucción documental.

DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL

Todas las organizaciones (públicas o privadas) manejan, en mayor o menor medida, soportes de información que aumentan de tamaño medida que avanzan en su actividad. Una documentación que está sujeta a la normativa de protección de datos, y que no siempre cuenta con las medidas de seguridad suficientes para asegurar su inviolabilidad.

Un adecuado proceso de destrucción documental conllevará:

  • Cumplimiento legal y seguridad: la legislación sobre privacidad exige la eliminación o devolución a los titulares, por parte del responsable de seguridad, de los datos personales que no hayan sido obtenidos de forma legítima, o que hayan agotado el objeto del contrato. El RGPD impone sanciones por incumplimiento hasta los 20 millones de euros o el 4% del la facturación total anual de la empresa. Además, el no contar con las medidas de seguridad oportunas, si se revela información confidencial a terceros, puede dar lugar a la comisión de un delito de revelación de secretos.
  • Ahorro económico y compromiso ambiental: la digitalización de procesos (contratos, facturas…) llevará a que el espacio físico de almacenamiento sea menor, se ahorre material y se reduzca la huella de carbono.

¿Qué medios existen?

La normativa de Protección de datos exige que la destrucción documental sea segura, no siendo válidas prácticas que consistan en romper en varios trozos un papel, el tachado (ya que existen métodos de recomposición), o la destrucción en tiras simples (se podría reconstruir). Y qué decir de tirar cajas con documentos, por muy selladas que estén, a la basura convencional.

Lo adecuado en estos casos es contar con una empresa especializada que nos permita asegurar los requisitos legales, además de transferir el riesgo y descargarnos de responsabilidad. Para ello, empresas certificadas se ocuparán del proceso, ahorrando tiempo y costes a la entidad responsable de los datos.

AYS INNOVA cuenta con el servicio de contenedores de seguridad especiales para recogida documental, según los criterios exigidos para el cumplimiento de la Normativa DIN/CEN-66399, con nivel de seguridad P-4. Llevamos a cabo un servicio mensual, bimensual o trimestral, con contenedores de diferentes tamaños, y vehículo localizado por GPS. Al final del proceso en planta, los documentos pasan por una serie trituradoras que los destruyen en partículas, y se emite Certificado de Destrucción.

Pero, ¿qué debe destruirse?

Una organización contará con diferentes documentos a destruir incluidos en soportes físicos y digitales (papel; tarjetas; cintas; ordenadores; radiografías…):

  • Personal: currículums; contratos; nóminas; recursos humanos; registros de la Seguridad Social…
  • Clientes: listados; facturas; proyectos…
  • Proveedores
  • Historia clínica/ informes médicos
  • Información bancaria: créditos; impuestos…
  • Convenios, correos electrónicos y estrategias empresariales

Nuevos retos: el teletrabajo

El teletrabajo es un modelo laboral que lleva funcionando en América desde hace décadas, pero que se ha visto implantado de manera acelerada en Europa debido a la crisis de la Covid-19. Esto ha motivado, por tanto, que la oficina física se haya desplazado a entornos digitales que se coordinan desde el domicilio de los trabajadores.

En este escenario, se presentan retos como la falta de medidas de seguridad en las redes domésticas, o la impresión y manejo de información sensible fuera de un entorno laboral fijo y controlado. Por tanto, resulta fundamental establecer códigos de conducta/ confidencialidad entre empresa y trabajador, que permita un adecuado resguardo y, posterior eliminación, de la información (no mezclar documentos triturados con basura convencional, por ejemplo).

SANCIONES

Las sanciones en materia de destrucción documental no son nada nuevo. Sin embargo, sí que se han venido incrementando de manera notoria, afectando tanto a las Administraciones públicas (Destruir los documentos le costará al Ayuntamiento de León 11.270 euros), como al sector privado en su totalidad (La AEPD multa con 2000 euros a una abogada por reutilizar documentos con datos de clientes en el reverso).

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Desde AYS INNOVA contamos con los más altos estándares de recogida y destrucción documental.

10 años prestando servicio jurídico a empresas locales, nacionales y multinacionales nos avalan.

Pueden ponerse en contacto con nosotros para realizar una valoración sin compromiso de la gestión documental y/o adaptación de privacidad de su negocio.

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LEGISLACIÓN VIGENTE:

Legislación Penal:

Código Penal (España)

Protección de Datos:

– RGPD [Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)].

– LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales).

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